Privacyreglement
Optimale bescherming en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
Dit privacyreglement (versie 1.0, ingangsdatum 03-11-2025) is vastgesteld door de directie van Zorgnet Nederland en sluit zoveel mogelijk aan bij de begrippen en kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Artikel 1, Begripsomschrijvingen
Bij de definities wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de AVG. Persoonsgegevens zijn gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Verwerking is elke handeling met persoonsgegevens, zoals vastleggen, bewaren, raadplegen, wijzigen, verwijderen of verstrekken. Een bestand is elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is. Zorg betreft activiteiten gericht op begeleiding, ondersteuning en behandeling van cliënten in het kader van de Wlz, Wmo, Jeugdwet of ZIN. Verwerkingsverantwoordelijke is Zorgnet Nederland, gevestigd te Arnhem en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Betrokkene is degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben (zoals cliënten, medewerkers of vertegenwoordigers). Derde is ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke of een persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke gemachtigd is gegevens te verwerken. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de toezichthoudende autoriteit in Nederland op naleving van de AVG.
Artikel 2, Werkingssfeer
Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens door Zorgnet Nederland en op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand worden opgenomen betreffende cliënten, medewerkers of derden die diensten van Zorgnet Nederland afnemen of leveren.
Artikel 3, Toestemming
Voor zover de verwerking niet is gebaseerd op een wettelijke verplichting of de uitvoering van een overeenkomst, vraagt Zorgnet Nederland om expliciete toestemming van de betrokkene voor het verwerken of uitwisselen van persoonsgegevens met andere instanties, zoals verwijzers, gemeenten, zorgkantoren of artsen.
Artikel 4, Verantwoordelijkheid
Zorgnet Nederland is verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens en treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Medewerkers verwerken persoonsgegevens uitsluitend binnen hun functie en na ondertekening van een geheimhoudingsverklaring.
Artikel 5, Inhoud persoonsgegevens
Binnen Zorgnet Nederland kunnen de volgende categorieën worden verwerkt: persoonlijke gegevens (naam, adres, geboortedatum, contactinformatie, BSN indien vereist); zorginhoudelijke gegevens (verslagen, indicaties, behandelplannen, evaluaties); gegevens van wettelijke vertegenwoordigers of gemachtigden; financiële gegevens (facturen, declaraties en bankinformatie); en medewerkergegevens (diploma's, contracten, VOG, SKJ/AGB-registraties en urenregistraties).
Artikel 6, Doeleinden en grondslagen
Zorgnet Nederland verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor rechtmatige doeleinden, waaronder het verlenen van verantwoorde zorg, communicatie met betrokkenen, kwaliteitsborging, financiële administratie en naleving van wettelijke verplichtingen. De verwerking vindt plaats op basis van de artikelen 6 en 9 van de AVG.
Artikel 7, Verstrekking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden enkel gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de zorg, op grond van wetgeving of met toestemming van de betrokkene. Met verwerkers worden schriftelijke verwerkersovereenkomsten gesloten.
Artikel 7a, AI-chatfunctie op de website
De website biedt een AI-chatassistent die algemene vragen beantwoordt op basis van de openbare kennisbank, via een AI-taalmodel (Google Gemini). Deze dienst kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; hiervoor gelden passende waarborgen in de vorm van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en de ingevoerde gegevens worden niet gebruikt om de modellen te trainen. Voordat tekst naar de dienst wordt verstuurd, worden herleidbare gegevens (zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers en BSN-achtige nummers) automatisch verwijderd. Wij vragen bezoekers om geen bijzondere persoonsgegevens in de chat in te voeren; voor persoonlijke vragen kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen.
Artikel 7b, Website en online aanmelding
De website van Zorgnet Nederland (zorgnetnederland.nl) wordt gehost bij Cloudflare. Gegevens die u via het online aanmeld- of contactformulier of via de chatbot verstrekt (zoals naam, contactgegevens en uw zorgvraag) worden opgeslagen in een beveiligde database in de regio West-Europa. Voor het versturen van e-mailmeldingen over uw aanvraag maakt Zorgnet Nederland gebruik van Resend, met Amazon SES als sub-verwerker in de regio Ierland. Met deze verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Gegevens van afgehandelde online aanvragen worden na 90 dagen automatisch uit de website-database verwijderd; wanneer hieruit een cliëntdossier ontstaat, geldt de bewaartermijn uit artikel 9. De website gebruikt uitsluitend functionele cookies en geen tracking- of advertentiecookies.
Artikel 8, Toegang
Alleen bevoegde medewerkers van Zorgnet Nederland hebben toegang tot persoonsgegevens, voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden. Externe partijen kunnen slechts toegang krijgen indien dit wettelijk vereist is of noodzakelijk is voor audit- of toezichtsdoeleinden (zoals accountant of IGJ).
Artikel 9, Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Cliëntdossiers worden doorgaans 15 jaar bewaard (of langer indien vereist volgens de Wlz of Jeugdwet). Administratieve gegevens worden 7 jaar bewaard conform fiscale regelgeving.
Artikel 10, Beveiliging
Zorgnet Nederland hanteert een informatiebeveiligingsbeleid met technische en organisatorische maatregelen zoals toegangsbeheer, wachtwoordbeleid, beveiligde e-mail, logging en versleuteling. Regelmatige audits en incidentmeldingen waarborgen de naleving.
Artikel 11, Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen verwerking. Verzoeken kunnen worden gericht aan privacy@zorgnetnederland.nl. Zorgnet Nederland reageert binnen één maand op dergelijke verzoeken.
Artikel 12, Datalekken
Zorgnet Nederland beschikt over een interne meldprocedure voor datalekken. Indien een datalek mogelijk risico oplevert voor betrokkenen, wordt dit gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en indien nodig aan de betrokkenen zelf.
Artikel 13, Klachten
Indien een betrokkene van mening is dat Zorgnet Nederland dit reglement niet naleeft, kan een klacht worden ingediend bij de directie via privacy@zorgnetnederland.nl. Indien de klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, kan de betrokkene zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Artikel 14, Slotbepalingen
Iedere betrokkene kan op verzoek een afschrift van dit privacyreglement ontvangen. Dit reglement wordt vastgesteld en beheerd door de directie van Zorgnet Nederland; wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en kenbaar gemaakt. Het reglement treedt in werking op 03-11-2025. De directie evalueert dit reglement periodiek en past het aan waar nodig.
